Wie fino Produkte den Scanner ablösen

smartphones auf dem tisch lösen den scanner ab

Scanner? Geht einfacher!

Eins vorweg: Die Digitalisierung ist dateilweise. Teilweise deswegen, weil immer noch stapelweise Rechnungen und Vertragsdokumente im Briefkasten landen. Mal ganz abgesehen vom Umweltaspekt ist dies vor allem eines: lästig.  Die Zettelwirtschaft will geordnet, abgeheftet und dann auch zugeordnet werden. Viele Services reagieren und schicken Kontoauszüge, Rechnungen und ähnliches bereits in digitaler Form zu. Das vereinfacht zwar vieles, doch nicht alles aus oben genannten Gründen.  

Moderne Buchhaltungssoftware ist in der Lage, diese Dokumente per OneClick-Lösung direkt zu importieren und sogar die entsprechenden Daten auszulesen und zu nutzen oder der Steuerberatung bereitzustellen. Aber was macht man mit den gedruckten Dokumenten?  

Viele kennen ihn noch: Den obligatorischen Flachbett-Scanner, der Ende der 90er, Anfang der 2000er allgegenwärtig in deutschen Arbeitszimmern war. Heutzutage haben ihn viele verbannt oder mit einem entsprechenden Drucker kombiniert. Möchte man also Dokumente auf Papier digital verwalten, bleibt einem nichts anderes übrig, als den Weg zum Scanner zu finden – oder? Nicht ganz, schließlich ist die Lösung des Problems jederzeit in Reichweite: Das Smartphone!  

Die Transformation von Papier zum digitalen Inhalt  

Smarte Lösungen, wie GetMyInvoices (GMI) und yoli nutzen z.B. die Smartphone-Kamera, um Dokumente ganz einfach zu erfassen. Was bringt das? Stellen wir uns einfach folgendes Szenario vor: 

Die Buchhaltung erhält eine Rechnung per Post. Anstatt jetzt jede Seite einzeln einzuscannen und anschließend wieder zu importieren, startet man die entsprechende App und fotografiert das Dokument einfach ab. Die App ordnet das so erfasste Dokument anschließend direkt den entsprechenden Verträgen oder Posten in der Buchhaltung zu.

…und in Zukunft? 

Die selbe Funktionalität, die jetzt bereits bei GMI und yoli im Einsatz ist, wird in Zukunft noch intelligenter. Verbindet man das bloße Fotografieren mit OCR-Technologie (engl. optical character recognition, also Texterkennung), werden die reinen Informationen auf einem Blatt Papier direkt als digitale Daten ausgelesen. Auf diese Weise können die enthaltenen Informationen ohne Umwege genutzt werden und ein weiterer, zeitraubender Arbeitsschritt entfällt. Außerdem können diese Daten mit weiteren verknüpft werden, um Anwendungen intelligenter zu machen. 

Fazit  

Bereits heute lassen sich Papier-Dokumente mit digitalen Anwendungen erfassen und sinnhaft verwalten. Der Nutzen geht dabei über reine Zeitersparnis und Kosten hinaus. Zum Beispiel kann man bestehende Anwendungen nutzen, um neue Beratungsansätze, besonders bei Firmenkunden, zu finden. Gleichzeitig werden verhindert man so das üble Papierchaos und verbessert das Feng-Shui, wenn eben nicht überall Aktenordner allzeit griffbereit stehen müssen.